Privacyverklaring
van Het IEP

1. Uitgangspunt

Bescherming van jouw persoonlijke levenssfeer is voor ons een vanzelfsprekende zaak. Wij behandelen je persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk en we beveiligen ze naar beste kunnen. Wij doen dat in overeenstemming met de Europese regelgeving (GDPR) die wij van harte onderschrijven.

2. Welke persoonsgegevens slaan wij op en verwerken wij wanneer?

Het IEP verwerkt je persoonsgegevens wanneer je:

• Een e-cursus bij ons volgt
• Een training bij ons volgt
• Een opleiding bij ons doet
• Een coachingstraject bij ons doet
• Ons inhuurt voor een in-company opdracht
• Informatie bij ons aanvraagt.

Welke gegevens verwerken wij en slaan wij op? Dat hangt af van wat je bij ons doet.

Als je een e-cursus bij ons doet, slaan wij op en verwerken wij:

• Voornaam
• E-mail adres

Als je een training bij ons volgt, slaan wij op en verwerken wij:

• Voor- en achternaam
• E-mail adres
• Telefoonnummer
• Adres: Straat, Huisnummer, Postcode, Woonplaats en Land
• Beroep

Als je een opleiding bij ons doet, slaan wij op en verwerken wij dezelfde gegevens als voor een training en daarnaast ook:

• Datum certificatie
• Certificaat nummer
• Als je ons inhuurt voor een in-company opdracht slaan wij op en verwerken wij dezelfde gegevens als voor een training en daarnaast ook:
• Naam Organisatie

3. Met welke doelen en op welke grondslag verwerken wij je persoonsgegevens?
Doelen

Het IEP verwerkt jouw persoonsgegevens met de volgende doelen:

• Het afhandelen van je betaling.
• Het voldoen aan onze wettelijke financieel-administratieve verplichtingen.
• Het verzenden van informatie over de training waar je je voor hebt ingeschreven, zoals locatie, voorbereidende activiteiten e.d.
• Het opstellen van namenlijsten, die worden uitgedeeld tijdens de training zodat de deelnemers contact met elkaar kunnen houden.
• Het maken van naambadges voor gebruik tijdens de training.
• Het verzenden van onze nieuwsbrief en aankondigingen van trainingen.
• Het kunnen bevestigen dat je een bepaald certificaat hebt behaald.

Grondslag

Als je voor 25 mei 2018 aan een of meer van de bovengenoemde activiteiten hebt deelgenomen, gaan we er van uit dat we de bovengenoemde persoonsgegevens mogen gebruiken voor de bovengenoemde doelen, op basis van het feit dat onze bedrijfsvoering daarvan voor een belangrijk deel afhankelijk is.

Vanaf 25 mei 2018 vragen wij je expliciet toestemming voor het opslaan en gebruiken van de bovengenoemde persoonsgegevens voor de bovengenoemde doelen. Na 25 mei 2018 gaat de grondslag dus over van ondernemings-technische noodzakelijkheid naar toestemming.

4. Je persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Het IEP en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben aan je te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@hetiep.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage e.d. door jou zelf is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met je verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.

We reageren zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken, op jouw verzoek.

5. Geautomatiseerde besluitvorming

het IEP neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van het IEP) tussen zit.

6. Gebruikte computersystemen en service providers

Het IEP gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen voor het opslaan en verwerken van je persoonsgegevens:

Microsoft Office en CoachView: voor het maken van deelnemerslijsten e.d. en sturen van bevestigingen.
CoachView en Mailchimp: voor het verzenden van nieuwsbrieven en aankondigingen.
Exact Online: voor de financiële administratie.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Het IEP blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Het IEP verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

8. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Het IEP bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Hierin maken wij een onderscheid in verschillende groepen:

1. Intake-formulieren: Deze worden na het succesvol afronden van de opleiding óf wanneer je besluit te stoppen vernietigd en/of verwijderd.
2. Inschrijfgegevens: Deze worden tot 3 jaar na je inschrijving bewaard.
3. Persoonsgegevens: Deze worden bewaard zolang nodig én gewenst is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan certificaatnummers en deelnameregistratie, mocht je op een later moment toch nog een opleiding willen afronden of een certificaat moeten opvragen. Hiervoor worden deze gegevens bewaard zodat wij dit op een later moment kunnen verstrekken. Wil je dat wij deze gegevens alsnog verwijderen dan is dit mogelijk.

10. Hoe wij je persoonsgegevens beveiligen

Het IEP neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met Het IEP via info@hetiep.nl

Het IEP heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
TLS (voorheen SSL) Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.

11. Gedrag van IEP trainers, IEP begeleiders en IEP medewerkers

De trainers en begeleiders die voor Het IEP werken of begeleiden hebben de ethische code van Het IEP ondertekend en aangegeven te zullen werken volgens de richtlijnen in de IEP privacy verklaring, alsmede op de hoogte te zijn van de IEP klachtenprocedures.

De medewerkers van Het IEP, en extern ingehuurde deskundigen, hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en zullen werken volgens de richtlijnen zoals die in de IEP privacy verklaring weergegeven zijn.

12. Video-opnamen

Een heel enkele keer worden er tijdens IEP-activiteiten video-opnamen gemaakt ten behoeve van afwezige cursisten of eigen studie. Dit mag alleen met expliciete toestemming, vooraf en achteraf, van iedereen die in beeld komt of te horen is. Als je merkt dat er opnames worden gemaakt, bijvoorbeeld met telefoons, waar geen toestemming voor is gegeven, laat dat dan s.v.p. meteen weten aan de verantwoordelijke trainer. De trainer ziet dit namelijk niet altijd, omdat het soms niet duidelijk is of iemand op zijn telefoon zit te surfen of opnames aan het maken is.

Het, ondanks een eerdere waarschuwing, blijven maken van opnames in een training, of het weigeren opnames te wissen, kan een reden zijn voor verwijdering uit de training.

13. Anonimiseren van cliënt-verslagen en gevalsbeschrijvingen

Het IEP verwacht van alle deelnemers die in het kader van hun IEP-opleiding of -training schriftelijk cliënt-verslagen of case studies inleveren, dat deze afdoende geanonimiseerd zijn. De bedoeling hiervan is, dat mochten deze verslagen ooit openbaar gemaakt worden, de cliënt niet door anderen herkend kan worden.

Dit anonimiseren houdt in:

• Voornaam is veranderd
• Achternaam is veranderd
• Eventuele bijnamen zijn veranderd
• Functie is veranderd
• Branche is veranderd
• Leeftijd is veranderd
• Geslacht is soms wel en soms niet veranderd

14. Bedrijfsgeheimen

Trainers, begeleiders en medewerkers, alsook externe deskundigen van Het IEP behandelen strategische informatie van cursisten en opdrachtgevers strikt vertrouwelijk.

15. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan s.v.p. contact met ons op via info@hetiep.nl. Komen wij er samen niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl

16. Privacy-verantwoordelijke

De persoon die binnen Het IEP verantwoordelijk is voor het privacy-beleid is Judith Warmerdam. Je kunt haar bereiken op judith@hetiep.nl of bel 085-0805150.